czwartek, 17 października 2013

Lekcja 5 Korespondencja elektroniczna

Korespondencja elektroniczna


 Poczta e‑mail (skrót od poczty elektronicznej, ang. electronic mail) to szybki i wygodny sposób komunikowania się z innymi osobami.

Co jest potrzebne do korzystania z poczty e‑mail?

Do korzystania z poczty e‑mail potrzebne są trzy elementy:
  • Połączenie internetowe. Usługodawca internetowy zapewnia dostęp do Internetu, pobierając zwykle miesięczną opłatę. Potrzebny jest również modem.
  • Program poczty e‑mail lub usługa oparta na sieci Web. Programy poczty e-mail można pobierać lub kupować od firmy Microsoft lub innych dostawców. Programy poczty e‑mail mają często więcej funkcji i można je przeszukiwać szybciej niż większość usług e‑mail opartych na sieci Web. Przed skonfigurowaniem programu poczty e‑mail należy uzyskać określone informacje od usługodawcy internetowego: zwykle własny adres e‑mail, hasło, nazwy serwerów poczty przychodzącej i wychodzącej oraz kilka innych szczegółów.
    Jeśli użytkownik nie chce pobierać ani kupować programu poczty e‑mail, może w zamian zapisać się do bezpłatnej usługi poczty e‑mail opartej na sieci Web, takiej jak Gmail, Windows Live Hotmail lub Yahoo! Mail. Te usługi umożliwiają sprawdzanie poczty e‑mail za pomocą przeglądarki sieci Web z dowolnego komputera podłączonego do Internetu, nawet z komputera należącego do kogoś innego lub znajdującego się w miejscu publicznym, na przykład w bibliotece.
  • Adres e-mail. Adres e‑mail można uzyskać od usługodawcy internetowego lub podczas zapisywania się do usługi poczty e‑mail opartej na sieci Web. Adres e‑mail składa się z nazwy użytkownika (wybranego pseudonimu, nie musi to być nazwisko użytkownika), znaku @ oraz nazwy usługodawcy internetowego lub dostawcy poczty e‑mail opartej na sieci Web, na przykład osoba@microsoft.com.

 Poczta e‑mail umożliwia:

  • Wysyłanie i odbieranie wiadomości. Wiadomość e‑mail można wysłać do dowolnej osoby mającej adres e‑mail. Wiadomość dociera do skrzynki odbiorczej poczty e‑mail adresata już po kilku sekundach lub minutach, niezależnie od tego, czy odbiorca znajduje się za ścianą czy na drugim końcu świata. Wiadomości można otrzymać od każdej osoby znającej nasz adres e‑mail; następnie można te wiadomości odczytać i wysłać na nie odpowiedź.
    Treść wiadomości należy wpisać w dużym pustym obszarze
  • Wysyłanie i odbieranie plików. Oprócz typowych tekstowych wiadomości e-mail można w wiadomości e-mail wysyłać niemal wszystkie rodzaje plików, w tym dokumenty, obrazy i muzykę. Plik wysyłany w wiadomości e‑mail jest nazywany załącznikiem.
    Aby do wiadomości dołączyć plik, kliknij przycisk Dołącz plikObraz przycisku Dołącz plik do wiadomości na pasku narzędzi (znajdującym się bezpośrednio pod paskiem menu). Zlokalizuj plik, zaznacz go, a następnie kliknij przycisk Otwórz. Plik zostanie wyświetlony w polu Dołącz w nagłówku wiadomości.
     Obraz przedstawiający plik dołączony do wiadomości e-mail
  • Wysyłanie wiadomości do grup osób. Wiadomości e‑mail można wysyłać do wielu osób jednocześnie. Odbiorcy mogą wysłać odpowiedź do całej grupy, co pozwala na dyskusje grupowe.
    W polu Do wpisz adres e‑mail co najmniej jednego odbiorcy. Jeśli wiadomość jest wysyłana do wielu odbiorców, oddziel adresy e‑mail średnikami (;).
    W polu DW można wpisać adresy e‑mail dodatkowych odbiorców, którzy powinni otrzymać daną wiadomość, ale nie muszą na nią reagować. Otrzymają oni tę samą wiadomość co adresaci wskazani w polu Do. Gdy nie ma dodatkowych odbiorców, należy to pole pozostawić puste. 

  •    Przesyłanie wiadomości dalej. Po otrzymaniu wiadomości e-mail można ją przesłać dalej do innych odbiorców bez konieczności ponownego wpisywania.

 Jak napisać e-mail?

Temat

W e-mailu ważny jest temat wiadomości. Ma on zachęcić i zainteresować odbiorcę. Musi się wyróżniać, aby z powodzi innych informacji wyłowił on właśnie Twoją.

Powinien:
  • być precyzyjny i niezbyt długi
  • zawierać w sobie kluczową informację, której dotyczy wiadomość
  • pozwolić łatwo odbiorcy odnaleźć wiadomość, nawet po długim czasie
  • może mówić o działaniu jakiego oczekujesz od odbiorcy
Układ treści
  1. Pozdrowienie adresata („Witam”, „Szanowny Panie” itp.)
  2. Początek wiadomości - przedstaw jej główny cel
  3. Rozwinięcie
  4. Zakończenie - zastosuj jedno ze sformułować: „z poważaniem”, „pozdrawiam”, „z wyrazami szacunku” i podpisz się.

Wskazówki do treści:

  • E-mail powinien być krótki i precyzyjny, gdyż przewijanie „surowego” tekstu jest dość niewygodne.
  • Jeśli wiadomość musi być długa lepiej wysłać ją w formie załącznika, natomiast w treści e-maila napisać co zawiera załącznik i co należy z nim zrobić.
  • Pisząc do kolegów możesz posługiwać się językiem nieoficjalnym, jeśli jednak jest to wiadomość służbowa, powinna wyglądać profesjonalnie. Jak krótka notatka służbowa.
  • Nie pisz w stanie silnego wzburzenia emocjonalnego. Możesz napisać coś czego byś nigdy nie powiedział osobiście.
  • Unikaj aluzji i humoru, który mógłby zostać zrozumiany odmiennie od Twoich intencji.
  • Stosuj odstępy jednego wiersza pomiędzy akapitami. Tekst będzie w ten sposób bardziej czytelny.
  • Pisz od lewej strony. Utarło się (w tradycyjnych pismach), żeby pisać „z poważaniem” z prawej strony. Jednak w e-mailach, z przyczyn technicznych, ta zasada nie obowiązuje.
  • Pamiętaj, żeby nie „udziwniać” tekstu, ponieważ na ekranie odbiorcy może wyglądać to zupełnie inaczej niż u Ciebie.
  • Adres odbiorcy wpisz tuż przed wysłaniem przygotowanej wiadomości. W ten sposób nie wyślesz jej niedokończonej przez przypadkowe wciśnięcie klawiszy.



Brak komentarzy:

Prześlij komentarz

Wikipedia

Wyniki wyszukiwania